Aktion "Sauberes Adressbuch":

Croque-Mort 2.0: Email-Adressbücher automatisch von Karteileichen säubern

Sie wollen endlich ihr E-Mailadressbuch oder Newsletterliste von Karteileichen säubern? Ein klarer Fall für das Tools&More-Utility Croque-Mort.

Wenn Ihre E-Mailaussendungen ...
mehr Fehlermeldungen als normale Antworten abwerfen, wäre es wohl an der Zeit die Adressliste von Karteileichen zu säubern. Das liegt auf der Hand, wird aber dennoch kaum gemacht, denn es bedeutet schließlich sehr viel Arbeit bei enorm hohem Zeitaufwand.

Das können Sie sich jetzt aber sparen, indem Sie das Tools&More-Utility Croque-Mort (?) einsetzen. Das Tool ist eine Art Totengräber (daher der Name) für E-Mail-Adressen: Sie übergeben Ihr Adressbuch oder Newsletterliste per Export als CSV-Textdatei und Croque-Mort prüft auf Basis eines speziellen E-Mailservers - Diskretion ist garantiert - alle enthaltenen Adressen auf ihre Gültigkeit. Die Ergebnisse können Sie live mitverfolgen und am Ende wiederum als CSV-Textdatei für den Reimport abspeichern lassen.

Warum der Umweg über CSV-Dateien?
Wir hätten Croque-Mort gerne so aufgebaut, dass das Tool direkt aus dem Adressbuch Ihres Email-Clients liest und die verfallenen Adressen darin auch direkt löscht. Doch viele Email-Programme bieten hierzu keine Schnittstelle und wenn doch, so kann daraus nur gelesen werden - ein von außen initiiertes Löschen ist dagegen verwehrt. Das ist eigentlich auch gut so, denn man will/sollte sich auch gegen allzu neugierige Email-Viren und -Würmer schützen.

CSV-Dateien sind somit der kleinste gemeinsame Nenner: Alle gängigen Email-Clients unterstützen dieses Format sowohl für den Export wie Import. Ideale Voraussetzungen also für den Einsatz in Croque-Mort.

Croque-Mort anwenden
Sie können mit dem Tool sowohl Adresslisten als auch einzelne Adressen auf ihre Gültigkeit prüfen lassen.

Einzelne Adressen geben Sie im Feld Quick-Test (links unten) ein und drücken die Taste Prüfen. Das Ergebnis wird sofort in Form eines entsprechenden Icons als auch verbal angezeigt. Deren genaue Bedeutung ist hier erläutert.

Zum Prüfen von Adresslisten geben Sie zunächst den Ort der CSV-Datei (Siehe Import-/Exportfunktion des E-Mailclients) mit den zu prüfenden Adressen an. Die Tabelle wird dann sofort eingelesen und eine erste Analyse versucht. Nicht wundern: Bei sehr vielen Einträgen (>10.000) kann dieser Vorgang verständlicherweise ein wenig dauern.

Sollte es dabei zu Problemen beim Einlesen der Datei kommen, so senden Sie uns bitte einen kurzen Fehlerbericht (siehe Email-Button auf der Info-Seite des Tools), damit eventuelle Probleme (dank Ihrer Hilfe) möglichst schon im nächsten Release behoben werden können.

Über die Eigenschaften der Adressdatei muss das Tool wissen, ob

• die Tabelle, wie üblich, in der ersten Zeile die Namen der Spaltenköpfe enthält,
   

• durch welches Zeichen die einzelnen Tabellenspalten von einander getrennt sind (Komma, Semikolon oder Tabulator - Croque-Mort macht hierzu nach einer ersten Analyse bereits einen Vorschlag) und
   

• in welcher der enthaltenen Spalte die E-Mail-Adressen anzutreffen sind. Je nachdem, ob die Tabelle Spaltenköpfe hat oder nicht, werden an dieser Stelle entweder die Spaltennamen oder die durchlaufenden Spaltennummern zur Auswahl angeboten.

Tipp: Wer mit Croque-Mort zunächst nur etwas "spielen" will, kann dies z.B. mit der beiliegenden Demo-Liste tun.

Die Verwendung der Ergebnisse
Sobald diese Angaben korrekt eingestellt wurden, wird die betreffende Datenspalte mit den zu prüfenden E-Mail-Adressen in der Liste links dargestellt. Nun legen Sie fest, wie mit dem Prüfergebnis verfahren werden soll:

Standardmäßig werden die Prüfergebnisse zumindest in die Liste namens Übersicht eingetragen. Sollte Ihnen das bereits genügen, so markieren Sie bitte

• Ergebnis nur in Liste darstellen - nichts speichern.

In der Regel werden Sie die Ergebnisse aber sicher in Dateiform vorziehen. Croque-Mort generiert hierfür eine oder mehrere weitere CSV-Dateien, die wahlweise

• mit einer zusätzlichen Ergebnisspalte ausgestattet wird und/oder
   

• keine der erloschenen E-Mail-Adressen mehr enthält.
   

• Zusätzlich kann Croque-Mort eine weitere CSV-Datei generieren, die ausschließlich ungültige Adressen enthält

Einen Testlauf starten
Somit sind alle notwendigen Angaben gemacht und der Testlauf könnte mit einem Klick auf den Taster Überprüfung starten beginnen.

Zuvor können Sie jedoch noch anhand der Option Eindeutig getestete Adressen auslassen festlegen, ob die gesamte Adressliste oder nur der bislang nicht eindeutige Teil davon überprüft werden soll. Letzteres bezieht sich auf einen bereits vorangegangenen Prüflauf, der eventuell unterbrochen und/oder noch nicht eindeutige Ergebnisse aufweist, also die Einträge mit Fraglich und Ungeprüft. Sie sparen durch diese Option erheblich Zeit und ggf. auch Onlinekosten weshalb sie standardmäßig aktiviert ist.

Die Ergebnisdateien (sofern gewünscht) werden im gleichen Verzeichnis abgelegt, in dem sich auch die Datei der zu prüfenden Adressen befindet. Sofern die Daten aus dem Adressbuch Ihres Email-Programms stammen, können Sie die bereinigte Version per Import-Funktion laden.

Tipp: Zwecks Schnellansicht  lassen sich CSV-Dateien auch problemlos z.B. in Excel oder Works laden und darstellen.

Die Bedeutung der Prüfergebnisse
Bei der Überprüfung Ihrer Email-Adressen vergibt Croque-Mort folgende Bewertungen:

• Ungeprüft: Der zugehörige Eintrag wurde noch nicht von Croque-Mort überprüft.
   

• OK: Die betreffende Adresse wurde vom betreffenden Mail-Server als aktiv bezeichnet und wird folglich in der Liste beibehalten.
  
  Leider sind manche Server nicht ganz ehrlich: Z.B. bei T-Online-Adressen kann man den größten Unfug angeben, doch der Server nickt jede (syntaktisch korrekte) Adresse als akzeptiert ab. Dies ist jedoch die Ausnahme.
   

• Ungültig: Der Server hat die Adresse als unbekannt zurückgewiesen und wird (sofern gewünscht) aus der Liste gestrichen.
  
  Anmerkung zur Verlässlichkeit dieses Ergebnisses: Es werden nur solche Adressen zum Löschen markiert, bei denen der betreffende Server 100% sicher mitgeteilt hat, dass die Adresse nicht (mehr) existiert.
   

• Fraglich: Vom Host kam keine eindeutige Antwort zurück. Das kann z.B. daran liegen, dass dieser gerade zu stark ausgelastet ist (der häufigste Grund) oder sich bei der Kommunikation ein Fehler ereignete. Da nicht eindeutig von einer erloschenen Adresse ausgegangen werden kann, wird sie nur als "fraglich" markiert und bis auf weiteres im Bestand gelassen.
  
  Tipp: Lassen Sie das Tool die Prüfung einfach nochmals durchlaufen und zwar mit aktivierter Option Eindeutig getestete Adressen auslassen.
   

• Syntax?: So werden die Einträge bezeichnet, die nicht korrekt als Email-Adresse aufgebaut sind, z.B. ohne "@". Da es sich dabei ggf. nur um korrigierbaren Tippfehler handelt, werden diese Einträge nicht aus der Liste entfernt.
   

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